No meu mundo, eu tenho um fluxo interminável de pedidos para fazer algo por uma hora. Eu acabei de olhar minha agenda para as próximas duas semanas e quase tudo que outra pessoa agendou e me convidou é para uma hora.

Em contraste, todas as coisas que eu (ou minha assistente) agendamos são para 30 minutos. E muitas delas demoram apenas 5.

Se você agendou uma reunião por uma hora, é impressionante como maioria das vezes ela dura uma hora, mesmo quando não é necessário. Reuniões de diretoria de três horas, especialmente quando os membros da diretoria tiveram que viajar para estar nela, duram — que rufem dos tambores — três horas.

Durante o dia, de segunda a sexta, eu geralmente tenho uma vida bem programada. Passo por fases em que entro em Modo Criador, e já não agendo mais nada antes das 11 da manhã (com exceções ocasionais), e tento ter um final de semana bem desprogramado. Mas de segunda a sexta, minha agenda se parece bem com isso.

Com o tempo, eu desenvolvi algumas abordagens para lidar com essa vida massivamente super programada para me manter são. Aqui estão algumas delas:

Blocos de programação de 30 minutos

Já tentei de tudo. 60 minutos. 15 minutos. 5 minutos. 45 minutos. 37 minutos. A única coisa que descobri que funciona é 30 minutos. Se eu agendar para 15 minutos, inevitavelmente, eu tenho coisas demais em um dia e fico completamente exausto. Se eu marco para mais de 30 minutos, me encontro contando os minutos e tentando terminar a reunião. 30 minutos parece ser tempo ideal para fazer qualquer tipo de reunião.

Uma caminhada

Se eu for ter uma discussão longa, que exige mais esforço do que eu quero ter com alguém, eu faço uma caminhada. Eu tenho quatro rotas em volta do centro — caminhadas de 15, 30, 45, e 60 minutos.

Todas essas caminhadas têm o mesmo percurso, então mesmo quando eu agendo uma caminhada de 60 minutos, tenho uma forma fácil de transformá-la em uma caminhada de 30 minutos se ficar claro que isso é tudo que vou precisar. Ou, se eu estou nos primeiros 15 minutos e descubro que precisa ser uma hora, eu só estendo para a rota de 30 minutos.

No pior dos casos, se a caminhada dura muito tempo, eu coleto alguns passos extras para minha contagem diária.

Ligações telefônicas

Eu agendo quase todas as minhas ligações, exceto aquelas que são com pessoas de prioridade alta. Essas de alta prioridade interrompem o que quer que seja que estou fazendo ou são feitas no carro a caminho do escritório ou de casa.

Se você ficar ao meu lado, verá que meu telefone raramente toca e eu raramente faço ligações, já que a maior parte do meu mundo funciona por e-mail ou mensagem.

Terminar tudo cedo

Eu tento terminar tudo quando está pronto. Eu começo de cabeça e termino quando está acabado. Quando você dá 30 minutos para as coisas, você não tem tempo para gastar com introduções e explicações. Quando alguém começa falando dessa forma, eu interrompo e digo, o mais educadamente possível: “O que está na sua mente?”.

No telefone, minimizo a conversa fiada e tento ir direto ao ponto. E, após cinco minutos, quando terminamos, me divirto com a ideia de que tenho 25 minutos para fazer o que eu quiser! Estou sempre experimentando novas coisas. O que você faz para manter suas reuniões gerenciáveis e sãs?